Als manager, leidinggevende of ondernemer is het organiseren van openhartige communicatie in jouw team en bedrijf jouw nummer 1 prioriteit. Een cultuur waar feedback geven centraal staat, zorgt voor wederzijds respect en waardering in je teams, betrokken medewerkers en het leidt tot doorbraken om groei te stimuleren. Hoe geef je feedback als leidinggevende. In deze blog lees je waarom feedback stimuleren belangrijk is, hoe je feedback kunt stimuleren en wat jou in de weg kan staan om feedback te geven.
Alle neuzen dezelfde kant op of toch liever niet
Het is een gevleugelde uitspraak in veel managementtaal; ‘laten we zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan’. Ergens klinkt dat ideaal. Het impliceert snel schakelen, geen onderling gedoe en snel tot de orde van de dag. En toch ben jij als leidinggevende niet gebaat bij deze grondhouding. Allereerst is het onwenselijk om binnen je (leiderschap)teams allemaal dezelfde mening, visie, oplossingen en kansen te zien. Als dat wel het geval is, zou dit voor mij direct alle alarmbellen doen rinkelen.
In teams waar mensen zich niet vrij voelen om hun visie, mening en oplossingen aan te dragen is vaak sprake van;
- Gemiste kansen om (toekomstige) uitdagingen, veranderingen en mogelijkheden aan te gaan.
- Murf geslagen medewerkers die het hebben opgegeven om mee te denken, creatief te zijn en uitdagingen willen aanpakken.
- Onveiligheid om feedback te geven, fouten te maken en initiatief te nemen.
- Onvoldoende ruimte om individuele kwaliteiten te benutten en elkaar daarop uit te dagen. Met als gevolg een hoog verloop en/of verzuim.
Voor mij zit het hem in alle neuzen. Ze hebben allemaal hun eigen kwaliteiten. Alle NEUZEN in het team kun je benutten om goede dingen uit te laten ontstaan. Het is een kans voor creativiteit, open gesprekken, vernieuwing, innovatie en optimalisatie. Als de neuzen even niet dezelfde kant opstaan, weet je dat je team functioneert en jij een veilige omgeving hebt gecreëerd waar dit kan. Hoe geef je feedback als leidinggevende, hangt dus allereerst samen met jouw grondhouding dat iedereen in het team ertoe doet en een bijdrage levert.
Om deze reden geef je feedback aan je team
Als er binnen jouw team weinig ruimte is om feedback te geven, het onveilig is of men niet gestimuleerd wordt om meningen, ideeën en perspectieven aan te dragen dan is er vaak bepaald gedrag zichtbaar. In teams waar open communicatie niet gestimuleerd wordt zie je dat teamleden;
- Geen rekening met elkaar houden.
- Elkaar bevechten in discussies.
- Niet naar elkaar luisteren.
- Halsstarrig vasthouden aan eigen mening of elkaar overtuigen van mening.
- Teamleden weinig te zeggen hebben of een ongelijke mate van inbreng leveren.
- Er geklaagd wordt over het proces, resultaat of over elkaar.
- Weinig tot geen inzet getoond wordt.
- Mensen te laat komen bij o.a. overleg momenten.
- Afspraken niet nagekomen worden.
- Non-verbale communicatie gebruikt wordt om zich (vaak negatief) te uiten.
Hoewel het in eerste instantie onschuldig lijkt, kan dit op korte en lange termijn disfunctionele teampatronen en cultuur veroorzaken die positieve samenwerking in de weg staat. Maar ook verandering, innovatie en optimalisatie. Daarbij veroorzaakt het gedrag van de één altijd gedrag bij de ander. Het lokt ergernis uit, angst, please gedrag of mensen haken af. Dit alles leidt niet alleen tot ongewenst gedrag binnen het team, maar ook ervaren medewerkers minder plezier en voldoening in hun werk. Wat vrijwel zeker leidt tot verloop.
Slaak je nu een diepe zucht van opluchting, omdat deze signalen nu niet zichtbaar zijn in jouw bedrijf of team? Let op, juist in een periode van groei of verandering kan het schrikwekkend snel aan de orde komen als het team en de onderlinge samenwerking onder druk komt te staan. Het ontwikkelen van openhartige communicatie en het normaliseren van feedback geven aan elkaar heeft altijd jouw prioriteit, zodat jullie ook toekomstige uitdagingen aan kunnen.
Waarom je als leidinggevende feedback wilt stimuleren
De basis van openhartige communicatie en een feedback cultuur is een goede onderlinge samenwerking en een klimaat van wederzijds respect en waardering, waarin sterke en zwakke punten van elkaar bespreekbaar zijn. Voor ik je inzicht geef in de vraag, hoe geef ik feedback als leidinggevende, eerst drie belangrijke redenen om als leidinggevende van een team openhartige communicatie en een feedback cultuur te stimuleren en faciliteren.
Feedback is een katalysator voor groei
Feedback verzamelen van klanten, medewerkers en stakeholders is van cruciaal belang om obstakels en mogelijkheden voor groei te identificeren. Een bedrijf of team doet er goed aan om doorlopend input te verzamelen om elke keer opnieuw zichzelf uit te vinden. Volgens Verne Harnish schrijver van het boek Scaling Up wijden snel groeiende bedrijven minstens 20% van hun tijd in overleggen aan het bespreken van feedback uit de organisatie.
Er is vaak een aanname dat ideeën alleen uit het leiderschapsteam moeten komen en niet vanuit de rest van het bedrijf. Dit is een gemiste kans, want juist jouw medewerkers en klanten staan veel dichter bij het product of de service. Laat juist de mensen die er dicht op zitten meedenken in nieuwe kansen of het tackelen van obstakels.
Feedback zorgt voor betrokken medewerkers
De juiste mensen, op de juiste plek, op het juiste moment. Voor veel bedrijven is personeel vinden en behouden één van de grootste uitdagingen en in potentie de grootste remmende factor binnen een bedrijf. Als leidinggevende wil je dan ook betrokken medewerkers.
Eigenlijk kan geen enkel bedrijf het zich permitteren dat mensen de organisatie verlaten vanwege onaantrekkelijk werkgeverschap. Uit cijfers van McKinsey blijkt dat 34% van de werknemers het bedrijf verlaat door niet inspirerende en ongevoelige leiders. Daar ben jij als leider er toch zeker geen één van?
Leidinggevende hebben een grote invloed op het gewaardeerd, betrokken, veilig en gezien voelen van medewerkers. En dus of ze blijven of vertrekken.
Een klimaat waar feedback geven normaal is en kwetsbaarheid en openheid gestimuleerd wordt zorgt voor:
- meer inzicht in elkaars kwaliteiten en valkuilen.
- meer stimulans om initiatief te nemen en (verbeter) voorstellen te initiëren.
- meer zelfvertrouwen, ruimte om fouten te maken en dingen te proberen.
- meer onderling begrip, waardering en respect.
- meer veiligheid om tevoorschijn te komen met wat je écht denkt en voelt.
- meer voldoening en zingeving in het werk.
Door openhartige communicatie en een cultuur waar feedback en leren centraal staat ontstaat er meer betrokkenheid en verbinding met de organisatie. Daarbij kan jij als leider tijdig signaleren welke behoeften er zijn op het gebied van o.a. beloning, waardering, opleiding enzovoorts.
Feedback voor een constructieve samenwerking
Gedoe in je team neemt exponentieel toe als je team groeit, veranderingen noodzakelijk zijn of als kansen en uitdagingen voor de toekomst van jullie vragen mee te bewegen. Alles wat je in het klein of in een rustige tijd neerzet, wordt bij groei of verandering direct krachtig uitvergroot.
- Kleine problemen, worden grote problemen.
- Kleine fricties, worden lastige onenigheden.
- Kleine onduidelijkheden, worden cruciale fouten.
Al snel ontstaan problemen die zich uiten in stroperigheid, eilandjes politiek, brandjes blussen en het vervagen van de vastgelegde waarden. In deze fase is er vaak noodzaak aan duidelijke overlegstructuren, rolverdeling, slagvaardige en openhartige communicatie, efficiënte besluitvorming en heldere werkprocessen en management informatie.
Een feedback cultuur zorgt voor onderlinge verbinding en samenwerking terwijl er kracht bij wordt gezet om met elkaar beter te worden in tijden dat dit noodzakelijk is.
Hoe geef ik feedback als leidinggevende
Hoe geef ik feedback als leidinggevende op een constructieve en positieve manier? Er zijn drie aspecten om openhartige communicatie en een feedback cultuur te stimuleren:
- Organiseer sterke onderlinge verbinding & relaties.
- Open elkaars functioneren bespreken en leren van elkaar.
- Een rolmodel zijn voor jouw team.
Organiseer sterke onderlinge verbinding & relaties
Elkaar écht leren kennen maakt de weg vrij voor open communicatie en elkaar feedback durven geven. Dat vraagt dat men zich comfortabel en veilig moeten voelen om kwetsbaar te zijn met elkaar. Dat kan alleen als je een goede onderlinge relatie en verbinding voelt. Een eerste stap voor jouw als leidinggevende is om te stimuleren meer over elkaar te weten te komen. Te delen over de persoonlijke geschiedenis, de uitdagingen die iemand in het leven heeft, wat iemand graag doet buiten het werk of hoe het met de kinderen gaat. Het lijken kleine zaken, maar om begrip en empathie te hebben voor gedrag op de werkvloer is het van essentieel belang.
Je werk is een groot onderdeel van je leven en je brengt je leven ook mee in het werk. Door elkaar als team goed te begrijpen en te kennen is er meer openheid en wederzijds respect. Dit is de voedingsbodem waarvan uit men samen kan groeien.
Het gaat niet alleen over kritiek, erkenning en waardering geven over de huidige prestaties. Het gaat ook over het zien van potentieel, persoonlijke dromen, verlangens en behoeften en daar tijdig op inspelen als leider. Wanneer jouw teamleden floreren en in hun behoefte zijn voorzien, is dit ook zichtbaar in de overall resultaten van het team. Uiteindelijk gaat het erom dat jij weet op welke manier mensen betekenis ontlenen aan hun werk.
Hoe geef ik feedback als leidinggevende aan je team? Begin eens met onderzoeken hoe het er nu voorstaat op het vlak van verbinding? Wat maakt dat het er nu wel of nog onvoldoende is? Wat kun je doen om meer verbinding onderling te stimuleren?
Wil je eens met mij sparren over verbinding organiseren, zonder dat je direct een teamuitje moet inplannen? Plan direct hier een vrijblijvende kennismaking in.
Open elkaars functioneren bespreken en leren van elkaar
We brengen allemaal onze kwaliteiten en valkuilen mee in de samenwerking. Teams die samen tot ongekende resultaten willen komen hebben zoveel mogelijk elkaars kwaliteiten te benutten, zodat ze kunnen leren van elkaar en de prestaties kunnen verbeteren. Dat vraagt in eerste instantie om elkaars kwaliteiten en valkuilen heel goed te kennen en deze open met elkaar te kunnen bespreken.
Daarbij zijn we allemaal mensen. Onderling gedoe is er altijd en overal. Dat is een feit. Conflicten, discussies en verschillende meningen is niet zo raar, we zijn niet voor niets mensen met verschillende behoeften, verlangens en grenzen. Als je onderling gedoe in je team laat sluimeren heeft het uiteindelijk een negatief effect op de prestaties en resultaten. Als leidinggevende heb je de verantwoordelijkheid om je team optimaal te laten functioneren en dus ook gedoe niet uit de weg te gaan.
In een team wil je samen tot het niveau komen waar je elkaars zwakke en sterke punten bespreekt, zodat kwaliteiten beter benut kunnen worden en valkuilen goed ondervangen worden. Daarbij wil je als er conflicten zijn deze op een constructieve wijze bespreken en oplossen.
Teams die hierin uitblinken herken je door:
- Het optimaal benutten van elkaars kwaliteiten.
- Openhartige communicatie en goede onderlinge relaties.
- Prikkelen elkaar en dagen elkaar uit om beter te worden.
- Nieuwsgierig naar wat nog meer kan en pakken kansen voor creativiteit, vernieuwing, innovatie en optimalisatie.
- Zijn slagvaardig, lerend en oplossingsgericht.
- Hebben veel onderling vertrouwen, begrip en plezier.
Een rolmodel zijn voor jouw team
De vraag; ‘hoe geef ik feedback als leidinggevende?’ gaat in feite over kan ik zelf feedback vragen en ontvangen? Als je feedback binnen jouw team wilt stimuleren heb je het allereerst zelf geloofwaardig uit te dragen. Zodat men dat wat je zegt ook daadwerkelijk in daden en handelen terugziet.
Het gaat niet alleen om zelf feedback vragen aan je team, maar ook dat je daadwerkelijk iets met deze feedback doet. Het geeft vertrouwen als men ziet dat jij het goede voorbeeld laat zien en waarde hecht aan deze feedback door er echt iets mee te doen. Je kunt iets zeggen, maar als je er vervolgens niets mee doet, wat zijn deze woorden dan werkelijk waard?
Het kan zijn dat feedback van jouw teamleden nu irritatie, frustratie, boosheid of onzekerheid bij je oproept. In dit geval ga dan altijd (het liefst samen met een coach die jou de juiste vragen kan stellen) opzoek naar de onderliggende oorzaak. Het feit dat feedback je triggert geeft aan dat je in jouw rol als leider minder stevig kan staan. Dit is altijd reden om ook zelf je eigen ontwikkelproces op te starten en verantwoordelijkheid te nemen voor het gevoel wat dit bij je oproept.
Helaas zie ik nog te vaak (soms onbedoeld) dat er niets gedaan wordt met beloftes en er geen leiderschap wordt getoond. Dit doet altijd afbreuk aan jou als leider en leidt hoe dan ook tot:
- Verlies van loyale en goed presterende werknemers.
- Gedoe in je team en ongewenst gedrag.
- Verslechtering van reputatie en imago van het bedrijf.
- Verlies van productiviteit, creativiteit, flexibiliteit en innovatiekracht.
Uiteindelijk draait het allemaal om de vraag; waar wil jij als leider bekend om staan? En hoe dragen je dit uit door relevant leiderschap te laten zien?
Het start altijd bij een leider die zelfbewust is en het goede voorbeeld laat zien. Goed voorbeeld doet namelijk volgen. Als je wilt dat jouw team initiatief neemt om meningen, perspectieven en ideeën aan te dragen, dan heb je in eerste instantie dit gedrag zelf te laten zien en een open houding ten opzichten van feedback over het eigen functioneren als leider te nemen. Je wilt in feite een vertrouwensniveau bereiken waar open discussies en constructieve meningsverschillen mogelijk zijn.
Hoe geef ik feedback als leidinggevende; jouw medewerkers willen een leider zien die:
- Zelf dingen probeert, fouten maakt en ervan leert.
- Zich kwetsbaar opstelt, feedback vraagt en anderen uitnodigt hetzelfde te doen.
- Ruimte maakt in de agenda om dilemma’s, verstoringen en verbeter mogelijkheden te bespreken.
- Initiatief neemt om kennis en ervaringen uit te wisselen.
- Slagvaardig besluit en daad bij het woord voegt.
5 tips om feedback te stimuleren als leidinggevende
Je kunt allerlei methodes en oefeningen gebruiken om feedback aan elkaar te geven en openhartiger met elkaar te communiceren. Mijn voorkeur heeft het in eerste instantie om ouderwets in gesprek met elkaar te gaan. Het normaal maken om met elkaar te verbinden, kwetsbaar te zijn, elkaar aan te spreken en je uit te spreken.
Door het normaal te maken en toe te voegen aan de gebruikelijke routines wordt het telkens makkelijker om dingen te bespreken en blijf je weg van pleisters die de het werkelijke probleem camoufleren. Hieronder een aantal tips die openhartige communicatie en feedback geven stimuleren. Behoefte aan op maat advies op jouw vraagstuk? Meld je dan hier direct aan voor een vrijblijvende kennismaking.
Tip 1 – Organiseer vaste routines en structuren om input op te halen
Een routine of structuur organiseren zorgt ervoor dat je voortdurend input krijgt op obstakels en kansen. Als je medewerkers, en het liefst ook klanten, geen routines en structuren aanbiedt om feedback op te halen en natuurlijk vervolg geeft aan de input, dan zullen zij ook minder geneigd zijn om dit uit zich zelf te doen. Je loopt dus het risico dat je hun ideeën nooit te horen krijgt.
Denk na over hoe je structureel input ophaalt en hoe je deze input verwerkt tot concrete acties in je team. Vergeet hierin niet de communicatie. Niets is meer frustrerend dan geen idee hebben wat er met je ideeën of inbreng is gedaan of later zien dat het idee is opgepakt maar dat je daar niet fatsoenlijk voor gewaardeerd bent. De volgende keer laat je het wel uit je hoofd nog iets aan te dragen.
Tip 2 – Speel niet op de persoon
Het zou anno 2023 eigenlijk niet meer nodig moeten zijn om dit te benoemen, maar het moet gezegd worden dat het geenszins de bedoeling is dat je een hufter bent. Het is belangrijk dat kritiek over feiten en gedrag gaat en niet over iemands karaktertrekken. Feedback geven komt altijd vanuit de intentie dat je betrokken bent, fatsoen hebt en menselijk blijft. Verneder en kleineer mensen niet.
Het is desastreus voor de vertrouwensrelatie en kan een geheel verlammend effect hebben binnen de organisatie. Daarbij als je iemands wezen bekritiseerd heeft iemand niet de kans om zichzelf te verbeteren. In het boek Radicaal Openhartig van Kim Scott wordt mooi gezegd dat een hufter zijn, geen karaktertrek is maar gedrag. Niemand is altijd een hufter, klootzak of idioot. Maak gedrag bespreekbaar, speel niet op de persoon en zorg dat feedback altijd opbouwend is.
Tip 3 – De beste vraag die jij als leidinggevende aan je team kan stellen
“Is er iemand met een ander idee, mening of perspectief?” Maak het normaal en veilig om te praten over wat er in het team speelt en nodig mensen actief uit om hun tegengestelde mening of andere kijk op de zaak te delen. Juist dit opent het werkelijke gesprek, doorbreekt blokkades en nodigt uit om met elkaar tot de beste oplossingen te komen. Het versterkt jullie teameffectiviteit en onderlinge relaties en samenwerking. In alle gevallen luister goed en zeker als iemand een andere kijk op de zaken geeft. Dit is een kans voor jou als leidinggevende en voor het team.
Tip 4 – Zorg voor inspirerende en slagvaardige overleggen
Samen komen is een kostbaar moment. Je gebruikt ieders schaarse tijd en het is een belangrijk moment om visie vorm te geven en de aanpak te bespreken richting groei. Als leidinggevende is het jouw rol om deze overleggen inspirerend, open en slagvaardig te maken.
Is dit nu niet het geval? Dan herken je het vast dat teamleden veel op hun mobiel zitten, veel vragen stellen terwijl ze eigenlijk hun mening willen geven, niet tot concrete voorstellen komen, snel de vaart uit jullie overleggen is, mensen mopperen of te laat komen. Dit alles kost enorm veel energie, zorgt voor irritatie, werkt vertraging in de hand en maakt een overleg ronduit saai en moeizaam.
Als leidinggevende wil je in je overleggen de focus leggen op:
- Een inhoudelijke overleg over het werk, klanten, kwaliteit en dergelijke.
- Kennis en ervaringen uitwisselen tussen de teamleden.
- Ruimte maken voor dilemma’s, verstoringen, verbeter mogelijkheden en onderlinge samenwerking.
- Concrete voorstellen op tafel en slagvaardig met elkaar besluiten.
- Kansen bespreken en obstakels aandacht geven voor optimaliseren van de organisatie of voor nieuwe business of projecten.
Tip 5 – Vergeet niet een compliment te geven!
Laten we niet vergeten dat feedback en openhartige communicatie niet alleen gaat over gedrag en feiten die het bedrijf of het team negatief beïnvloeden, maar zeker ook positief beïnvloeden. Het geven van complimenten is een ijzersterke methode om meer verbinding te organiseren en elkaar te motiveren tot betere prestaties.
Je kunt complimenten gebruiken als eerste stap naar het open bespreken van het functioneren van het team. Het geeft mensen uiteraard een goed gevoel, maar heeft ook sterk invloed op het willen verbeteren van de eigen prestaties. Zorg altijd dat je compliment oprecht is en vertel niet alleen dat iemand het goed heeft gedaan, maar geef ook inhoudelijk mee waarom je dat daadwerkelijk vindt. Zodat jouw medewerkers goed begrijpen welke waarde ze hebben toegevoegd aan het team en daarmee aan de ambities van het bedrijf.
Wat kan feedback geven in de weg staan
Er zijn uiteenlopende zaken die een feedback geven aan elkaar in de weg kan staan. Ik wil er hier twee uitlichten:
Ga jij als leider feedback uit de weg?
Een cultuur creëren waar feedback en leren centraal staat vereist leiders die zelfbewust zijn en bereid zijn om zichzelf volledig mee te brengen in de relatie, instaat zijn om op het eigen functioneren te reflecteren, niet allergisch zijn om fouten toe te geven en niet bang zijn om de diepte in te gaan in hun eigen leerproces en dit zien als een kans om verder verbinding te maken met anderen.
Eén van de redenen waarom een feedback geven en openhartige communicatie niet van de grond komt is een leidinggevende die moeite heeft met:
- Het ontvangen van feedback over eigen functioneren en deze uit de weg gaat.
- Onzekerheid en kritisch over eigen functioneren is.
- Angst voor conflicten en confrontatie.
- Angst om geloofwaardigheid als leider te verliezen door zich kwetsbaar te uiten.
- Geen nee durft te zeggen uit angst om niet leuk gevonden te worden.
Fouten maken doen we allemaal, het definieert niet wie je bent. Geef fouten toe, bied excuses aan waar nodig, leer en reflecteer en kom eruit met betere intenties, ideeën en als betere leider. Merk je dat je het moeilijk vindt om feedback te ontvangen, voelt het snel persoonlijk of weet je niet goed hoe je op feedback van anderen moet reageren? Dan is dit vraagstuk inbrengen in een leiderschapscoach sessie voor jou een goed keuze. Vraag hier direct een kennismakingsgesprek aan.
Staat een vriendschap feedback geven in de weg?
Een ander aspect wat mogelijk een feedback geven in de weg staat zijn vriendschappen. Regelmatig zie ik dat men feedback geven uit de weg gaat als er sprake is van een vriendschappelijke relatie. Dit kan zijn omdat men elkaar niet wil kwetsen of teleurstellen. In sommige gevallen ben je vooral gericht op het vervullen van andermans behoefte ten koste van jezelf en jouw team.
Het geven van feedback en openhartige communicatie mag een goede relatie niet in de weg staan en andersom. Het vertrouwen wat je opbouwt in de relatie maakt open communiceren over de prestaties en resultaten mogelijk. Merk je dat je nu moeite hebt om feedback te geven omdat het een vriendschap mogelijk onder druk zet, ga dan eerst na welke gevoelens het geven van feedback aan de ander bij jou oproept. Waar ben jij jezelf aan het aanpassen? Wat ben je bang te verliezen? Welke overtuiging staat in de weg?
Hoe geef ik feedback als leidinggevende? Wil je meteen aan de slag met het geven van feedback?
In deze blog heb ik antwoord gegeven op de vraag; hoe geef ik feedback als leidinggevende. Je bent tot het einde van deze blog gekomen en waarschijnlijk wil jij weten hoe je dit persoonlijk kunt toepassen op jouw situatie? Of ervaar je obstakels om feedback te geven of openhartig te communiceren? Ik geef je graag een aantal persoonlijke tips om je positie als leider te versterken en openhartige communicatie en feedback geven te stimuleren in jouw team. Je kunt hier aanmelden voor een kennismaking.
